Wie zeichne ich meine Kasseneinnahmen prüfungssicher auf?

Nachdem bereits im letzten Jahr viel darüber spekuliert worden ist, welche Kassensysteme überhaupt eingesetzt werden können, um den verschärften Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden, hat sich jetzt auch der Gesetzgeber geäußert und mit dem „Gesetz zur Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ dem Ganzen eine gesetzlich Grundlage gegeben.

Nach Schätzungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) liegt in bargeldintensiven Branchen, also in Geschäften mit hohen Bareinnahmen wie z. B. Gaststätten, Kiosk, Friseure, Taxiunternehmen usw., die Höhe der nicht erklärten Einnahmen bei bis zu 50 %. Um diesen Steuerhinterziehungen einen Riegel vorzuschieben, hat der Gesetzgeber Ende Dezember 2016 ein neues Gesetz verabschiedet.

Grundsätzlich muss nur ein bilanzierungspflichtiger Unternehmer ein Kassenbuch führen. Das dürfte auf die wenigsten „bargeldintensiven“ Unternehmen zutreffen. Trotzdem ist das kein Freibrief dafür, dass die Einnahmen nicht erfasst werden müssen. Auch Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung („EÜR“) ermitteln, müssen ihre Einnahmen dokumentieren. Das kann entweder durch

  • einen Kassenbericht („offene Ladenkasse“),
  • Einzelaufzeichnungen,
  • eine Journaldatei oder
  • bis zum 31.12.2016 über Z-Bons

erfolgen.

Hierbei besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, für jede einzelne Einnahme sind zu erfassen:

  • Was ist verkauft worden?
  • An wen ist verkauft worden (Name, Firma, Adresse)?

Ausnahme

Eine Ausnahme von dieser Einzelaufzeichnungspflicht kann nur dann gemacht werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an viele verschiedene nicht bekannte und nicht feststellbare Personen verkauft werden.

Kassenbericht / „offene Ladenkasse“

Eine sogenannte „offene Ladenkasse“ liegt vor, wenn am Anfang des Tages das Geld in der Kasse gezählt wird und am Ende des Tages. Der Unterschiedsbetrag, gegebenenfalls bereinigt um Ausgaben und Privateinnahmen, sind die Tageseinnahmen. Diese Art der Einnahmenermittlung entspricht nicht dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Das wiederum bedeutet, dass diese Art der Kassenführung nur für Unternehmer zulässig ist, auf die die Ausnahmeregelung (Verkauf von Waren von geringem Wert an viele anonyme Personen) anwendbar ist.

Achtung!

Die Ausnahmeregelung spricht ganz klar davon, dass „Waren“ verkauft werden müssen. Die Finanzverwaltung hat dazu verlauten lassen, dass Dienstleistungen (Fußpflege, Friseur usw.) daher nicht unter diese Ausnahmeregelung fallen!

Bei der offenen Ladenkasse muss am Ende eines jeden Tages ein sogenannter „Kassenbericht“ erstellt werden. Dieser muss klar erkennen lassen, dass zunächst die Kasse gezählt wurde, am besten mit einem Zählprotokoll, davon der Kassenbestand am Ende des Vortages abgezogen wird und anschließend eine Bereinigung der Ausgaben usw. erfolgt. Am Ende ergeben sich so die Tageseinnahmen. Gerne lassen wir Ihnen einen Muster-Kassenbericht (mit Zählprotokoll) zukommen.

Einzelaufzeichnungen

Bei der Ermittlung der Einnahmen aufgrund von Einzelaufzeichnungen wird für jede Einnahme eine Quittung ausgestellt. Die Addition dieser Quittungen ergeben dann die Einnahmen.

Journaldatei

Beim Einsatz von digitalen Registrierkassen ist seit 1.1.2017 zwingende Voraussetzung, dass diese jede Einnahme (und Ausgabe) einzeln aufzeichnen und dauerhaft unveränderbar aufzeichnen. Wir eine elektronische Kasse geführt, müssen diese Einzeldaten über die Dauer von 10 Jahren

  • jederzeit verfügbar
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden. Das ist die sogenannte Journaldatei.

Daneben sind u.a. auch die Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.

Wichtig!

Bei vielen Kassensystemen ist es heutzutage möglich, dass digitale Grundaufzeichnungen, wie z.B. die Tageseinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse, unerkannt im Nachhinein gelöscht oder geändert werden können. Um eine nachträgliche Änderung dieser digitalen Aufzeichnungen zu verhindern, verlangt das Gesetz die Einführung technischer Maßnahmen zur dauerhaften Sicherung einmal erfasster Daten in Form eines Sicherheitsmoduls, eines Speichermediums oder einer digitalen Schnittstelle. Ein Nachweis anhand der Tagesendsummenbons (sogenannte „Z-Bons“) in Papierform ist seit dem 1.1.2017 nicht mehr möglich!

Derzeit gibt die Finanzverwaltung keinerlei Informationen, welche Kassensysteme diese Voraussetzungen erfüllen und welche nicht. Das neue Gesetz sieht vor, dass Kassensysteme zertifiziert werden sollen, so dass sofort erkennbar ist, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Im Moment sollte sich jeder Unternehmer vom Hersteller seines Kassensystems schriftlich bestätigen lassen, dass sein System zertifizierungsfähig ist. Allerdings wird ihm das im Zweifel auch nicht vor Strafe schützen, wenn sich das Gegenteil herausstellen sollte.

Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Das Unternehmen muss nachweisen, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.

Zur Prüfung dieser Vorgaben ist die Kassennachschau in das Gesetz aufgenommen worden. Das bedeutet in der Praxis, dass die Finanzverwaltung berechtigt ist, jederzeit einen Prüfer unangemeldet zu schicken, der prüft, ob eine ordnungsmäßige Kassenführung und sämtliche notwendigen Dokumentationsunterlagen vorliegen. Sollte das nicht der Fall sein, kann übergangslos in eine Betriebsprüfung übergegangen werden.

Um den neuen gesetzlichen Verpflichtungen Nachdruck zu verleihen, können Verstöße mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Zusammenfassung

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung wesentlich erhöht worden. Insbesondere sollen die Unternehmer dafür Sorge tragen, dass sämtliche Einnahmen aufgezeichnet werden und diese im Nachhinein auch nicht mehr geändert werden können. Wie die Unternehmer sicherstellen können, dass sie diese Voraussetzungen mit Ihrem Kassensystem erfüllen, steht derzeit noch nicht fest. Insbesondere vor dem Hintergrund einer möglichen Kassennachschau und empfindlichen Geldbußen sollte hierfür jedoch möglichst umfassend Sorge getragen werden.

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