Die Archivierung von Unterlagen kostet nicht nur Platz, sondern auch Geld. Allein aus Kostengründen sollten Unternehmer regelmäßig – am besten am Anfang des Jahres - prüfen, welche Unterlagen nicht mehr benötigt werden und in den Reißwolf können.

Grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen wie z. B. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Weitere Buchhaltungsunterlagen, also z. B. empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Ist man unsicher, sollte man im Zweifel die Unterlagen lieber 10 Jahre aufbewahren als zu früh vernichten.

So weit, so gut. Aber was bedeutet das im Klartext? Können die Jahresabschlüsse für 2008 also am 01.01.2019 vernichtet werden? So einfach ist es natürlich nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist. Wurde beispielsweise im Jahr 2008 die letzte Buchung für den Jahresabschluss für das Jahr 2006 erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen für das Jahr 2006 am 31.12.2008 und endet somit 10 Jahre später. Daher können erst ab dem 1.1.2019 alle Unterlagen für das Jahr 2006 vernichtet werden.

Aber Vorsicht: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist kann nur ablaufen, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Längere Aufbewahrung bei bestimmten Unterlagen empfohlen

Obwohl hierzu in der Regel keine Verpflichtung besteht, sollten einige Unterlagen aus Nachweis- und Haftungsgründen länger aufbewahrt werden. So sollten folgende Unterlagen rund 30 Jahre aufbewahrt werden:

• Urteile
• Mahnbescheide
• Prozessakten

Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten deshalb ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören:

• Ärztliche Gutachten
• Ausbildungsurkunden
• Abschlusszeugnisse
• Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden von Familienangehörigen
• Unterlagen zur Rentenberechnung inkl. der hierzu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen