Grundsätzlich kann jeder Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die beruflich veranlassten Reisekosten steuerfrei erstatten. Hierfür müssen jedoch nachprüfbare Unterlagen vorhanden sein. Fehlen solche oder werden erst im Nachhinein erstellt, ist die Steuerfreiheit der Reisekostenerstattungen gefährdet. Dies gilt auch für die Erstattung von Pauschalen.

Die meisten Arbeitgeber erstatten ihren Mitarbeitern die beruflich veranlassten Reisekosten. Dazu gehören unter anderem auch die Fahrtkosten. Anstelle der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen kann - aus Vereinfachungsgründen - je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Bei Benutzung eines Pkw sind das 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro.

Beispiel

Zur Verbesserung der EDV-Kenntnisse hat Peter Schmitz seinen Mitarbeiter Rudi Ratlos zu einem Seminar „MS Office für Anfänger“ nach Köln geschickt. Es handelt sich um ein Tagesseminar. Rudi fährt morgens um 7.00 Uhr zu Hause (in Heimbach) los und legt 65 Kilometer zurück bis Köln. Dort nimmt er bis 15.30 Uhr am Seminar teil und trifft um 17.00 Uhr wieder zu Hause ein. Am nächsten Tag legt er seinem Arbeitgeber einen selbsterstellten Beleg vor, in dem er angibt, insgesamt 130 Kilometer zum Seminar gefahren zu sein und mehr als 8 Stunden von zu Hause abwesend gewesen zu sein. Außerdem legt er ihm eine Quittung über Parkgebühren in Höhe von 10 Euro vor. Peter Schmitz erstattet seinem Mitarbeiter daraufhin 61,00 Euro (Fahrtkosten in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer x 130 Kilometer, also 39,00 Euro, Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 Euro für die Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 10,00 Euro für die Parkgebühren). Reicht es aus, wenn Peter Schmitz den Eigenbeleg des Rudi Ratlos und die Parkquittung zu seinen Unterlagen nimmt?

Nach einem Urteil des Finanzgerichts (FG) des Saarlandes (Urteil vom 24. Mai 2017, Aktenzeichen 2 K 1082/14) bleiben Fahrtkostenerstattungen nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber (zeitnah) Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat. Diese Unterlagen müssen zur Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes genügen. Dies gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.

In dem vorliegenden Fall hatte der Lohnsteueraußenprüfer festgestellt, dass die den erklärten "Fahrtkostenerstattungen" zugrundeliegenden Unterlagen vom Arbeitgeber selbst erstellt und Fahrtkosten nicht in dem ausgewiesenen Umfang an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden waren. Der Prüfer sah die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit der erstatteten Fahrtkosten nicht als gegeben an, da die Nachweise nicht den steuerlichen Vorgaben entsprochen hätten.

Das FG hat dem Prüfer insofern Recht gegeben, als dass es zwar grundsätzlich gestattet ist, steuerfrei ausgezahlte Beträge in der Lohnabrechnung in einer Summe auszuweisen. Allerdings muss sich aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden. Liegen solche eindeutigen Unterlagen nicht vor, ist keine steuerfreie Auszahlung möglich.

Tipp

Gerade bei den Fahrtkosten sind Eigenbelege möglich und nötig. Grundsätzlich können diese auch durch den Arbeitgeber erstellt werden. Allerdings sollten diese Datum, Fahrtziel und tatsächlich gefahrene Kilometer enthalten und vom Mitarbeiter unterzeichnet werden.