Vorsicht bei Buchführung in einer Cloud: Hier droht Bußgeld!

Unsere Welt wird immer digitaler. Inzwischen ist es gar nicht so ungewöhnlich, dass Unternehmer ihre Buchführungsdaten in einer Cloud speichern. Aber Vorsicht: Wenn über eine Cloud-Lösung buchhaltungsrelevante Daten bei einem im Ausland ansässigen Anbieter abgespeichert werden, handelt es sich um eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland. Und das muss man von der Finanzbehörde genehmigen lassen (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung).

Bei vielen Cloud-Anbietern weiß der Nutzer gar nicht, an welchem Standort die Rechner stehen. Selbst wenn sie also daran denken würden, einen Genehmigungsantrag an das Finanzamt zu stellen, so wäre es ihnen nicht möglich, der Finanzbehörde die notwendigen Angaben, nämlich „den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Name und Anschrift“ mitzuteilen.

In einer Verlagerung der Daten ohne entsprechende Genehmigung könnte ein Betriebsprüfer jedoch einen Mangel sehen und zur unverzüglichen Rückverlagerung der Buchführung auffordern. Kommt man dieser Aufforderung nicht nach, kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festgesetzt werden.

Sollte sich dann auch noch herausstellen, dass der Datenzugriff für einen Betriebsprüfer nicht in der Art und Weise möglich ist, wie dieser sich das vorstellt, so können sich die Strafen noch erhöhen.

Fazit: Wer wesentliche Funktionen seiner Buchführung inklusive Abspeicherung eingescannter Belege (mit anschließender Vernichtung der Papierbelege) auf eine Cloud auslagern will, sollte sich gut informieren, wer rechtlich der Geschäftspartner ist und wo die Server stehen. Und dann sollte er sich das vom Finanzamt genehmigen lassen.

Übrigens: Irgendwelche im Inland gespeicherten Daten als reines Backup in einer Cloud abzuspeichern, muss natürlich nicht genehmigt werden.

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