Gerade das Thema „Betrieblich genutzte Fahrzeuge“ liefert immer wieder Anlass zu heißen Diskussionen. Klarstellungen zu einigen immer wieder auftretenden Fragen zur Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer liefert ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, 04.04.18).

Krankheit und Urlaub

Wenn ein Arbeitnehmer krank oder in Urlaub ist und daher weniger Fahrten zur Arbeit hat als normalerweise, kann er die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte trotzdem nicht reduzieren. Diese Dinge sind in der pauschalen Besteuerung in Höhe von 0,03 % bereits berücksichtigt.

Weniger als 15 Fahrten monatlich zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Bei der pauschalen Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (0,03 %-Regelung) wird vereinfachend davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer 15 Tage monatlich zur Arbeit fährt. Wenn er tatsächlich weniger als 15 Fahrten monatlich zur Arbeit hat, kann jede einzelne Fahrt mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers vorliegt mit einer Liste, wann er mit dem Auto zur Arbeit gefahren ist. Die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Nicht angeben muss der Arbeitnehmer, wie er an den anderen Tagen in die Arbeit gekommen ist.

Wenn die Angaben des Arbeitnehmers nicht offensichtlich falsch sind (der Arbeitgeber sollte die Anwesenheitstage prüfen können), kann er diese für die Lohnabrechnung übernehmen.

Fahrzeugpool

Wenn mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen und mehrere Arbeitnehmer auf diese zurückgreifen können, ohne dass ein bestimmter Wagen einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wird, erfolgt die Berechnung der Privatnutzung durch das Aufaddieren der Prozentwerte aller Fahrzeuge, die im Anschluss durch die Nutzungsberechtigten geteilt werden.

Beispiel:

In einer Schmitz GmbH gibt es drei privat mitbenutzte Dienstfahrzeuge, die sich die in der GmbH beschäftigten Josef Schmitz (Vater), Maria Schmitz (Mutter) und Peter Schmitz (Sohn) teilen. Es handelt sich um einen Sportwagen mit einem Bruttolistenpreis von 100.000 Euro, einem SUV mit einem Bruttolistenpreis von 70.000 Euro und einem Mittelklassewagen mit einem Bruttolistenpreis von 30.000 Euro. Zusammen ergibt das einen aufaddierten Bruttolistenpreis von 200.000 Euro. Davon 1 % sind 2.000 Euro. Dieser Wert ist wiederum durch drei nutzende Mitarbeiter zu teilen und bei jedem gleichmäßig zu versteuern.

Fahrzeugwechsel

Erfolgt ein Fahrzeugwechsel mitten im Kalendermonat, ist der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs zugrunde zu legen.

Beispiel:

Geschäftsführer Max Meier erhält am 19. Juli einen neuen Dienstwagen, dessen Bruttolistenpreis höher ist als bei seinem alten Fahrzeug. Im Juli versteuert er die Privatnutzung noch auf der Basis des Bruttolistenpreises des alten Autos, da er diesen im Juli noch überwiegend genutzt hat. Erst im August wird dann auf den Bruttolistenpreis des neuen Autos umgestellt.

Nachträgliche Sonderausstattungen

Der Einbau nachträglicher Sonderausstattungen (z. B. höherwertige Alufelgen) erhöht den Bruttolistenpreis nicht.

Ein heißes Thema: Nutzungsverbot

Wenn es einem Arbeitnehmer verboten ist, das Auto privat zu fahren, muss das Finanzamt das respektieren. Dies muss zum einen schriftlich festgehalten werden (z. B. im Arbeitsvertrag oder durch einen schriftlichen Verzicht des Arbeitnehmers). Zum anderen muss glaubhaft gemacht werden, dass auch tatsächliche keine Privatnutzung erfolgt (z. B. außerhalb der Dienstzeiten wird das Fahrzeug auf dem Betriebsgelände abgestellt).