Sie nutzen ein Homeoffice? Endlich ist die Finanzverwaltung (hier die OFD Niedersachsen) mal auf die neuesten Gerichtsurteile eingegangen und hat diese in ein aktuelles Prüfungsschema zum Thema häusliches Arbeitszimmer eingearbeitet. Nachfolgend erfahren Sie, wann das Finanzamt die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Gesetzlich sind nur zwei Möglichkeiten vorgesehen, die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend machen zu können. Entweder ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit. Dann dürfen die Raumkosten in unbeschränkter Höhe steuerlich abgezogen werden. Wenn der Tätigkeitsmittelpunkt des Erwerbstätigen außerhalb seines häuslichen Arbeitszimmers liegt, ihm für seine Tätigkeit aber kein anderer Arbeitsplatz (z. B. im Betrieb des Arbeitgebers) zur Verfügung steht, sind die Raumkosten zumindest beschränkt bis maximal 1.250 Euro pro Jahr abziehbar. In allen anderen Fällen dürfen die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers nicht steuerlich abgezogen werden.

Prüfungsreihenfolge der OFD

Laut einer Verfügung der OFD Niedersachsen vom 27.3.2017 ist bei der Prüfung der Voraussetzungen folgende Prüfungsreihenfolge einzuhalten.

1. Prüfungsschritt: Liegt überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer vor?

Zunächst ist zu prüfen, ob der beruflich/betrieblich genutzte Raum begrifflich überhaupt ein „häusliches Arbeitszimmer“ sein kann, denn nur dann gelten die vorgenannten Abzugsbeschränkungen des Einkommensteuergesetzes.

Hinweis

Wenn ein Raum seiner Ausstattung und Funktion nach nicht einem häuslichen Arbeitszimmer entspricht, muss das nicht unbedingt schlecht sein. Wenn der Raum zum Beispiel als Betriebsraum zu qualifizieren ist (wie etwa ein Lager, Werkstattraum, Ausstellungsraum), können die Raumkosten stets in voller Höhe steuerlich abgezogen werden - unerheblich ist dann, wo sich der Tätigkeitsmittelpunkt befindet und ob ein Alternativarbeitsplatz zur Verfügung steht.

Ein häusliches Arbeitszimmer dagegen dient hauptsächlich der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten. Außerdem muss es seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Erwerbstätigen eingebunden ist. Zwischen dem Arbeitszimmer und dem Wohnbereich muss eine innere häusliche Verbindung bestehen. Auch Räume im Keller, auf dem Dachboden oder in einem Anbau können ein häusliches Arbeitszimmer sein.

Hinweis

Auch hier ist es nicht unbedingt negativ, wenn die Voraussetzung der Eingebundenheit in die häusliche Sphäre nicht gegeben ist. Wenn sich das Arbeitszimmer außerhalb der häuslichen Sphäre befindet, liegt in der Regel ein außerhäusliches Arbeitszimmer vor mit der Folge, dass auch hier die Raumkosten unbeschränkt abgezogen werden können. Der BFH fordert für diese steuergünstige Einordnung aber, dass zwischen Privatwohnung und Arbeitszimmer eine allgemein zugängliche Verkehrsfläche liegt - z.B. ein öffentliches Treppenhaus in einem Mehrfamilienhaus (BFH, Urteil v. 15.1.2013, VIII R 7/10).

Eine weitere Voraussetzung für die Qualifikation als häusliches Arbeitszimmer ist, dass es sich bei dem Zimmer um einen abgeschlossenen und abgetrennten Raum handelt.

Hinweis

Kosten für Arbeitsecken (z.B. im Wohnzimmer) und Arbeitsbereiche, die nur durch Raumteiler vom privaten Wohnraum abgetrennt sind, können daher nicht steuerlich abgerechnet werden.

Ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für den Kostenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer ist, dass der Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich/betrieblich genutzt wird. Wird der Raum (nicht unerheblichen) privat genutzt, dürfen die Kosten nicht einmal anteilig für den beruflichen/betrieblichen Teil abgezogen werden - in diesem Fall gilt ein komplettes Abzugsverbot.

Hinweis

Eine private Mitbenutzung von unter 10 % wird von den Finanzämtern derzeit allerdings noch als unerheblich angesehen (vgl. Rz. 3 in BMF, Schreiben v. 2.3.2011, BStBl 2011 I S. 195, Haufe Index 2646322).

 

2. Prüfungsschritt: Wo liegt der Tätigkeitsmittelpunkt?

Wenn das Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers grundsätzlich zu bejahen ist, muss geprüft werden, in welcher Höhe die Raumkosten steuerlich abzugsfähig sind. Wie oben beschrieben sind sie nämlich nur dann in voller Höhe zu berücksichtigen, wenn sich in dem Raum auch der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Erwerbstätigen befindet. Dazu muss geprüft werden, wo die für das Berufsbild prägenden Handlungen und Leistungen erbracht werden. Maßgebend ist also der inhaltliche (qualitative) Schwerpunkt der Tätigkeit. In welchem zeitlichen Umfang das Arbeitszimmer genutzt wird (quantitative Sichtweise), ist demnach zweitrangig und hat eine reine Indizienwirkung.

 

3. Prüfungsschritt: Ist ein Alternativarbeitsplatz vorhanden?

Liegt der Tätigkeitsmittelpunkt außerhalb des Arbeitszimmers, kommt ein Abzug der Raumkosten in voller Höhe nicht in Betracht. Deshalb ist dann in einem dritten Schritt zu prüfen, ob zumindest ein beschränkter Abzug mit maximal 1.250 Euro pro Jahr erreicht werden kann. Um dies zu können, darf dem Erwerbstätigen für seine Tätigkeit kein „anderer Arbeitsplatz“ (z.B. im Betrieb seines Arbeitgebers) zur Verfügung stehen.

Ein „anderer Arbeitsplatz“ kann jeder Arbeitsplatz sein, der zur Erledigung der Büroarbeiten geeignet ist. Der Erwerbstätige muss nur in der Lage sein, diesen im erforderlichen Umfang und in der erforderlichen Art und Weise tatsächlich zu nutzen. Kann dieser „Alternativarbeitsplatz“ für die Erledigung der Arbeiten genutzt werden und ist der Erwerbstätige deshalb nicht zwingend auf sein häusliches Arbeitszimmer angewiesen, bleibt auch der beschränkte Raumkostenabzug verwehrt.

Hinweis

Wenn kein anderer Arbeitsplatz vorhanden und somit ein beschränkter Raumkostenabzug möglich ist, muss beachtet werden, dass der Betrag von 1.250 Euro kein Pauschbetrag, sondern ein Höchstbetrag ist. Raumkosten können bis zu dieser Höhe daher nur abgesetzt werden, wenn sie tatsächlich entstanden sind.

 

Besonderheiten bei Telearbeitsplätzen/ Homeoffices

Arbeitet ein Arbeitnehmer ausschließlich in seinem Homeoffice und steht ihm im Büro des Arbeitgebers kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, so richtet sich die Höhe der abziehbaren Kosten laut OFD-Verfügung anhand des zeitlichen Nutzungsumfangs des Arbeitsplatzes:

Fünf-Tage-Homeoffice

Wenn ein Arbeitnehmer ausschließlich im Homeoffice arbeitet, befindet sich sein Tätigkeitsmittelpunkt zuhause, sodass die Raumkosten in vollem Umfang als Werbungskosten abziehbar sind.

Drei-Tage-Homeoffice

Arbeitet der Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice (z. B. drei Tage pro Woche im Homeoffice und zwei Tage im Betrieb des Arbeitgebers) und sind die erledigten Arbeiten des Arbeitnehmers qualitativ gleichwertig, liegt dort der Tätigkeitsmittelpunkt, sodass die Raumkosten ebenfalls in vollem Umfang absetzbar sind.

Zwei-Tage-Homeoffice

Sind die im Homeoffice und im Betrieb erledigten Arbeiten des Arbeitnehmers qualitativ gleichwertig, verbringt der Arbeitnehmer in seinem Home-Office aber weniger Zeit als in seinem Betrieb (= nur ein bis zwei Tage pro Woche bei Vollzeitarbeitnehmern), liegt sein Tätigkeitsmittelpunkt an seinem betrieblichen Arbeitsplatz, sodass kein unbeschränkter Raumkostenabzug für das Homeoffice möglich ist. Die Kosten dürfen aber beschränkt bis zu 1.250 Euro pro Jahr als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern es dem Arbeitnehmer untersagt ist, an den Homeoffice-Tagen im betrieblichen Büro zu arbeiten.

 

Welche Kosten sind abziehbar?

Egal ob nun ein beschränkter oder unbeschränkter Abzug von Raumkosten möglich ist - in beiden Fällen müssen zunächst die gesamten Raumkosten der Privatwohnung bzw. des Privathauses ermittelt werden. Hierzu gehören unter anderem Mietzahlungen bei Mietern bzw. Gebäudeabschreibungen und Schuldzinsen für Immobilienkredite  bei Eigentümern, Wasser- und Energiekosten, Kosten für Reinigung, Grundsteuer, Müllabfuhr, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Renovierungskosten.

Der auf das Arbeitszimmer entfallende (abzugsfähige) Teil der Gesamtkosten muss anschließend nach dem Verhältnis der Wohnflächen ermittelt werden (Gesamtwohnfläche einschließlich Arbeitszimmer im Verhältnis zur Fläche des Arbeitszimmers).

 

Arbeitgeberersatz

Die OFD weist darauf hin, dass Zuzahlungen des Arbeitgebers zu den Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers steuerpflichtiger Arbeitslohn des Arbeitnehmers sind (keine steuerfreie Kostenerstattung). Gleiches gilt für pauschale Bürokostenzuschüsse oder die arbeitgeberseitige Übernahme der Kosten für die Büroeinrichtung.

 

Hinweis

Weitere detaillierte Verwaltungsaussagen zum Raumkostenabzug bei häuslichen Arbeitszimmern finden sich im BMF-Schreiben v. 2.3.2011 (BStBl 2011 I S. 195) oder direkt in der besprochenen OFD-Verfügung (OFD Niedersachsen, Verfügung v. 27.3.2017, S 2354 - 118 - St 215).