Immer mehr Unternehmen nutzen „DATEV Unternehmen online“ oder ähnliche Softwarelösungen, bei denen Eingangsrechnungen eingescannt und digital mit dem Buchungssatz verbunden werden. Häufig stellt sich die Frage, ob man im Anschluss die Original-Papierrechnungen noch aufbewahren muss oder ob man diese vernichten kann.

Grundsätzlich kann man Originalbelege, die gescannt werden, durchaus vernichten. Aber Vorsicht: Wenn das Finanzamt die Originale nicht mehr einsehen kann, muss eine genaue Verfahrensbeschreibung vorliegen, aus der hervor geht, wie genau der Weg der gescannten Dokumente war, wer scannen darf, wie das überwacht und organisiert wird, welcher Scanner verwendet wird, welche Software usw.

Hierfür gibt es kostenlose Muster-Verfahrens-Dokumentationen. Unter anderem die Bundessteuerberaterkammer hat eine solche erstellt, die sich jeder herunterladen kann.

Aber: Das bloße Runterladen genügt natürlich nicht, man muss die Vorlage natürlich anschließend auch noch auf das eigene Unternehmen anpassen. Dies sollte gründlich gemacht werden und ist nicht mal eben so erledigt.

Allerdings wird eine solche Verfahrensdokumentation von der Finanzverwaltung inzwischen auch für andere Bereiche – insbesondere auch für die Kassenführung – erwartet, so dass man sich als Unternehmer sowieso mit diesem Thema beschäftigen sollte.