Bei den meisten Arbeitnehmern machen sie den Großteil ihrer Werbungskosten aus: Die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte. Hier können bekanntermaßen nicht die tatsächlichen Aufwendungen, sondern lediglich die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer berücksichtigt werden. Allerdings können bei Fahrten zu anderen Einsatzstellen nicht nur die Fahrtkosten verdoppelt, sondern eventuell sogar Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn die Tätigkeit unbefristet ist, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus ausgeübt werden soll. Das führt dazu, dass z. B. Arbeitnehmer, die an ständig wechselnden Orten eingesetzt werden (z. B. Kundendienstmonteure), keine erste Tätigkeitsstätte haben und somit Reisekosten geltend machen können.

Aber Vorsicht!

Wird ein Mitarbeiter dauerhaft bei einem Kunden in dessen Betrieb eingesetzt, so kann er dort eine erste Tätigkeitsstätte begründen. Dadurch entfallen die Reisekostenvergünstigungen. Der Arbeitgeber kann dem entgegen wirken, indem er kraft seines Direktionsrechts die eigene Firma durch arbeitsrechtliche Zuordnung als erste Tätigkeitsstätte festlegt. Erforderlich dafür sind von Zeit zu Zeit Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers verrichtet, auch wenn sie im Vergleich zur Arbeitsleistung beim Kunden von untergeordneter Bedeutung sind. In diesem Fall behält der Arbeitnehmer die Vorteile des Reisekostenrechts.

Muss der Arbeitnehmer sich allerdings regelmäßig (arbeitstäglich) an einem bestimmten Ort einfinden, um von dort seine eigentlichen Arbeitsorte aufzusuchen oder seine Tätigkeit aufzunehmen (sogenannter „Sammelpunkt“), dann sind die Fahrten dorthin über die Entfernungspauschale abgegolten. Hier kommen (noch) keine Reisekosten zu Ansatz. Als Beispiel sei hier ein Lokführer genannt, der täglich einen Zug ab einem bestimmten Bahnhof übernimmt.

Auch Arbeitnehmer, die ein weitläufiges Einsatzgebiet haben, können Reisekosten abrechnen. Dazu gehören z. B. Zeitungszusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter, also Menschen, die ihre vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche zu verrichten haben. Da die erste Tätigkeitsstätte den Einsatz an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung voraussetzt, kann der Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet keine erste Tätigkeitsstätte begründen. Damit stehen ihm grundsätzlich Reisekosten zu. Das gilt aber nur für die Tätigkeit selber. Für die Fahrten zum Einsatzgebiet können wiederum nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden.