Pflichtangaben in einer Rechnung

Häufig ist man als Steuerberater gezwungen, den Mandanten darauf hinzuweisen, dass die eingereichten Rechnungen leider nicht ordnungsgemäß sind und daher ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Welche Angaben eine Rechnung unbedingt enthalten muss, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, erfahren Sie nachfolgend.

Übrigens: Diese Angaben müssen natürlich auch Ihre Ausgangsrechnungen enthalten – zumindest die an gewerbliche Kunden. Sonst könnte Ihr Kunde reklamieren oder vielleicht auch einfach nicht bezahlen.

Name und Anschrift vom Rechnungsausteller und vom Rechnungsempfänger

Grundsätzlich reicht es aus, wenn sich Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). Auch eine Postfach- oder Großkundenadresse genügt hier (A14.5 Abs. 2 UStAE). Wenn die Rechnung nur unter dem Zusatz „c/o“ an einen Dritten adressiert ist, ist das allerdings nicht ausreichend.

Steuernummer oder USt-IdNr.

Jede Rechnung muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Weil man als Steuerberater die Erfahrung gemacht hat, dass man durch Angabe der Steuernummer beim Finanzamt eigentlich jede Auskunft bekommt, die man haben möchte, empfehlen wir die Angabe der USt-IdNr.. Wer weiß, wer sich noch alles als Ihr Steuerberater ausgibt …

Sonderfall „Handeln in fremden Namen“

Tankstellen verkaufen in der Regel den Treibstoff im Namen und auf Rechnung eines Mineralölkonzerns, z. B. Esso. In einem solchen Fall muss die Steuernummer des Mineralölkonzerns angegeben werden.

Hinweis: Vorsteuerabzug bei falscher Steuernummer

Zwar soll der Rechnungsempfänger sämtliche Rechnungsangaben, also auch die Steuernummer, auf Richtigkeit prüfen. Wenn die Steuernummer (oder die inländische USt-IdNr.) also unrichtig ist, dann ist eigentlich kein Vorsteuerabzug möglich. Aber: Wenn der Rechnungsempfänger das nicht erkennen konnte (weil z. B. ein Zahlendreher in der Steuernummer ist), so kann die Vorsteuer trotzdem geltend gemacht werden. Lediglich bei ganz offensichtlichen Fehlern (z. B. Steuernummer „ABC 123“) wird der Vorsteuerabzug gestrichen.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Grundsätzlich ist eine fortlaufende Rechnungsnummernvergabe nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Zwingend erforderlich ist lediglich, dass eine Rechnungsnummer einmalig ist; eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht unbedingt zwingend (A 14.5. Abs.10 UStAE). Allerdings wird das Finanzamt sofort hellhörig, wenn Rechnungsnummern fehlen. Wir empfehlen daher grundsätzlich eine fortlaufende Nummerierung. Dabei ist die Bildung separater Nummernkreise natürlich zulässig (z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen usw.). Auch eine Kombination von Ziffern und Buchstaben ist möglich.

Werden Gutschriften ausgestellt, müssen auch diese fortlaufend nummeriert sein.

Hinweis: Vorsteuerabzug bei unrichtiger Rechnungsnummer

Grundsätzlich gilt dasselbe wie bei einer falschen Steuernummer: Wenn der Rechnungsempfänger nicht erkennen konnte, dass die Rechnungsnummer unrichtig ist, kann die Vorsteuer trotzdem geltend gemacht werden (A 15.2 Abs.2 UStAE).

Menge und handelsübliche Bezeichnung

Die Ware muss mit ihrem handelsüblichen Namen bezeichnet werden. Das können durchaus auch Sammelbezeichnungen sein (Büromaterial, Dekoartikel o.ä.). Allgemeine Bezeichnungen wie z. B. „Geschenkartikel“ oder „Beratungsleistungen“ reichen dagegen nicht aus.

Zeitpunkt der Leistung

Aus der Rechnung muss der Zeitpunkt der Leistung erkennbar sein. Die Angabe des Kalendermonats reicht dafür aus (§ 31 Abs. 4 UStDV). Auch ein Verweis auf den Lieferschein ist akzeptabel, wenn sich hieraus das Leistungsdatum ergibt. Aber Vorsicht: Wenn auf den Lieferschein verwiesen wird, muss auch der Hinweis auf der Rechnung zu finden sein, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht (A 14.5 Abs. 16 UStAE).

Entgelt

Das Entgelt für die Leistung muss – nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt – angegeben werden. Eine vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. durch Skonto, Boni oder Ähnliches) muss ebenfalls erkennbar sein.

Steuersatz, Betrag der Umsatzsteuer (oder eventuell Steuerbefreiung)

Die Umsatzsteuer (oder auch Mehrwertsteuer) muss sowohl in Prozent (in der Regel beträgt die deutsche Umsatzsteuer derzeit 19 % oder vermindert 7 %) als auch als Betrag angegeben sein.

Wenn keine Steuer berechnet wird, genügt es, den Grund in umgangssprachlicher Form, z. B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung“ oder „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ anzugeben.

Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers

Wenn die Umsatzsteuer durch den Leistungsempfänger an das Finanzamt abgeführt wird (z. B. bei Bauleistungen oder bei sonstigen Leistungen ins EU-Ausland, sogenannte § 13b UStG-Umsätze), ist ein Hinweis hierauf erforderlich: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse-Charge“. Außerdem muss die Steuer- bzw. USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden.

 

Achtung:

Dieser Artikel erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Es gibt zahlreiche weitere Besonderheiten, z. B. bei der Abrechnung einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger (typischer Fall Provisionsgutschrift), bei Dauerleistungen, z. B. Mietzahlungen und vielem anderen mehr. Bitte kontaktieren Sie uns im Einzelfall persönlich.

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