Mysterium Zählprotokoll – Muss ich bei einer offenen Ladenkasse täglich ein Zählprotokoll führen?

Das Thema Kassenführung und Bareinnahmen ist nach wie vor hochaktuell. Immer wieder wird gefragt, ob denn beim Führen einer offenen Ladenkasse ein Zählprotokoll nun notwendig sei oder nicht. Nachfolgend stellen wir hierzu den aktuellen Standpunkt der Finanzverwaltung vor.

Grundsätzlich ist die Finanzverwaltung gegenüber Bargeld sehr skeptisch. Zwar ist es nicht vorgeschrieben, ein Zählprotokoll anzufertigen, allerdings eignet es sich hervorragend, um das Misstrauen der Finanzbeamten zu besänftigen.

Was ist ein Zählprotokoll?

Grundsätzlich muss jeder, der Bareinnahmen hat, sein Bargeld zählen - am besten natürlich täglich. Da wohl kaum jemand in der Lage ist, sein Bargeld in einem durchzuzählen – erst recht nicht nach einem anstrengenden Tag im Ladenlokal – werden die meisten sowieso Zwischensummen aufschreiben. Also z. B. zuerst die Scheine zählen und die Summe notieren, dann die 2 €-Münzen zählen und deren Summe notieren usw.. Und zum Schluss dann die Zwischensummen zusammen zählen, um den gesamten Barbestand zu berechnen.

Nichts anderes ist ein Zählprotokoll. Alle Geldschein- und Münzarten werden aufgelistet und dazu notiert, wie viele davon jeweils gezählt wurden.

Beispiel:

50 €-Scheine: 2 Stück

20 €-Scheine: 8 Stück

10 €-Scheine: 17 Stück

usw.

Um den Kassenbestand zu berechnen multipliziert man nun die Anzahl der Scheine (z. B. 2 Stück) mit deren Wert (z. B. 50 €) und erhält einen Zwischenwert. Das macht man für jede Schein- und Münzart und addiert diese Zwischenwerte auf.

Tipp:

Zwar hat der Bundesfinanzhof (BFH) im letzten Jahr entschieden, dass ein „Kassenbericht“ ausreichend für den Beleg der Bareinnahmen sei (BFH, 16.12.16, Az. X B 41/16, NWB 17, 486). Um dem Finanzamt aber das Misstrauen zu nehmen, sollten Sie weiterhin jeden Tag ein Zählprotokoll erstellen.

Wie führt man am besten ein Zählprotokoll?

Wie es bei den Finanzbehörden ein grundsätzliches Misstrauen bei Bareinnahmen gibt, so gibt es dieses Misstrauen auch bei (jederzeit veränderbaren) Excel-Tabellen. Daher kann man folgende Vorgehensweise empfehlen.

Alternative 1: Zählprotokoll als Formular ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.

Alternative 2: Zählprotokoll zwar als Excel-Tabelle am PC ausfüllen. Hier lässt sich durch die Hinterlegung der entsprechenden Formeln ganz leicht der Kassenbestand errechnen. Wichtig: Diese Tabelle muss ausgedruckt und der Ausdruck dann handschriftlich mit Datum und Unterschrift versehen werden. Dieses Zählprotokoll muss dann in Papierform mit den anderen Kassenbelegen aufbewahrt werden. Achtung: Das Abspeichern dieser Excel-Datei ist nicht ausreichend!

 

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