Fast immer fahren Außen- oder Kundendienstmitarbeiter ein Firmenfahrzeug. Wenn der Mitarbeiter dieses Fahrzeug auch privat nutzen darf, könnte man aber auch über folgende Alternative nachdenken. Es kann durchaus von Vorteil sein, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug privat kauft und auch alle Kosten selber trägt. Dafür zeichnet er seine betrieblichen Fahrten auf und erhält 30 Cent pro Kilometer - netto und steuerfrei.

Beispiel:

Der Außendienstmitarbeiter Peter Schmitz fahrt ein Firmenfahrzeug mit einem Bruttolistenneupreis von 25.000 Euro. Für die Privatnutzung versteuert er davon 1 % pro Monat, also 250,00 Euro. Wenn man von einem Steuersatz von 30 % ausgeht, kostet ihn das Fahrzeug also 75,00 Euro pro Monat.

Wenn Peter Schmitz dieses Fahrzeug aber nun privat kauft, muss er zwar alle Kosten selber tragen. Dafür kann er sich aber pro betrieblich gefahrenen Kilometer 30 Cent netto ausbezahlen lassen. Wenn man also davon ausgeht, dass er pro Monat 5.000 Kilometer mit diesem Fahrzeug fährt, davon 500 Kilometer privat, so kann man wie folgt rechnen:

Die Kosten für das Fahrzeug (Leasing, Tanken, Reparaturen) betragen pro Monat etwa 1.000,00 Euro. Abrechnen kann Peter Schmitz aber 4.500 betrieblich gefahrene Kilometer, also 1.350,00 Euro. Somit hätte er noch 350,00 Euro verdient.

Das passt natürlich nicht immer. Es kommt auf den Anteil der privaten bzw. betrieblichen Nutzung an. Aber es lohnt sich jedenfalls, darüber nachzudenken.

Falls der Mitarbeiter nachweisbar einen höheren Kilometersatz ermittelt, kann er auch noch mehr abrechnen als 30 Cent pro Kilometer.

Zusammenfassend ergeben sich folgende Vorteile:

• Die Versteuerung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten nach der Ein-Prozent-Regel entfällt.

• Die Versteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (bei der Ein-Prozent-Regel ein Muss) entfällt. Gerade bei weit entfernt lebenden Mitarbeitern ist das ein Vorteil.

• Zusätzlich zu den 30 Cent für die betrieblichen Fahrten kann sich der Mitarbeiter für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb pro Entfernungskilometer weitere 30 Cent mit 15 Prozent pauschal versteuern lassen.

• Der Arbeitgeber ist nicht durch einen Firmenwagen belastet. Beim Ausscheiden des Mitarbeiters besteht kein Risiko, dass ein nicht benötigter Firmenwagen übrig ist.

Allerdings ergibt sich auch ein nicht zu vernachlässigender Nachteil:

Die betrieblichen Fahrten müssen nachgewiesen werden. Das heißt, dass jede einzelne Fahrt aufzuschreiben ist – in der Regel mit Fahrtziel, Grund der Fahrt usw.. Das ist häufig recht aufwendig und daher scheuen viele Mitarbeiter – und auch Arbeitgeber – diese Alternative.