Es geht auf Weihnachten zu und viele freuen sich auf die betriebliche Weihnachtsfeier. Aber Vorsicht: Wenn die Kosten einer Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer den Freibetrag von 110 Euro überschreiten, wird Lohnsteuer fällig. Unternehmer, die sich bei ihren Mitarbeitern durch eine teure Weihnachtsfeier für die erbrachten Leistungen bedanken und einen Motivationsanreiz für das neue Jahr geben möchten, müssen diese Veranstaltung gut vorbereiten, wenn für die Mitarbeiter die Betriebsveranstaltung steuerfrei sein soll.

Die Kostenermittlung pro Teilnehmer bei Betriebsfesten lässt sich an besten in 3 Schritten durchführen. Als erstes werden die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung ermittelt. Anschließend müssen Sie den Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer für das Weihnachtsfest ermitteln. Und zum Schluss muss geprüft werden, ob der teilnehmende Arbeitnehmer allein auf der Betriebsfeier war. Denn Kosten für die Begleitung werden ihm zugerechnet!

Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier

Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers - einschließlich Umsatzsteuer! – zusammengerechnet. Dies geschieht völlig unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind (Geschenke, Essen) oder ob es sich um Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt (Raumkosten, Deko, Musik).

Ebenfalls mit in die Gesamtkosten einzubeziehen sind die Fahrtkosten. Wenn der Arbeitgeber also ein Taxi bezahlt, um seine Mitarbeiter nach der Veranstaltung nach Hause bringen zu lassen, gehört dies mit in die Gesamtkosten. Nicht zu den Gesamtkosten gehören jedoch steuerfreie Leistungen für Reisekosten oder Kosten für eigene Mitarbeiter, die die Betriebsfeier vorbereiten.

Diese Gesamtkosten sind ohne Vorsteuerabzug zu ermitteln!

Schritt 2: Ermittlung der Kosten je Teilnehmer

Im zweiten Schritt muss der Arbeitgeber die Kosten je Teilnehmer ermitteln, indem er die in Schritt 1 ermittelten Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmer teilt. Dabei wird jeder Teilnehmer einzeln gerechnet, egal, ob es sich um einen Arbeitnehmer oder dessen Partner oder einen Dritten handelt.

Schritt 3: Ermittlung der Kosten je teilnehmenden Arbeitnehmer

In einem dritten Schritt müssen die Kosten je teilnehmendem Arbeitnehmer ermittelt werden. Grundsätzlich sollte man davon ausgehen, dass es sich dabei um die unter Schritt 3 errechneten Kosten je Teilnehmer handelt. Grundsätzlich ist das auch so. Wenn jedoch eine Veranstaltung mit Partner oder Familie stattfindet, so sind die Kosten für den/die Begleiter dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.

Beispiel:

Peter Schmitz bringt zur Weihnachtsfeier seine Frau Maria mit. Die Kosten der Weihnachtsfeier je Teilnehmer betragen 62 Euro. Somit sind Herrn Schmitz die Kosten für sich und seine Frau zuzurechnen, also 124 Euro. Dadurch wird die 110 Euro-Grenze für Herrn Schmitz überschritten und es fällt Lohnsteuer an.

Der Freibetrag hat aber gegenüber der früheren Freigrenze den großen Vorteil, dass selbst bei Überschreiten der 110 Euro trotzdem immer 110 Euro pro Arbeitnehmer für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr steuerfrei bleiben.

Hinweis:

Wenn es sich bei der Weihnachtsfeier bereits um die dritte Betriebsveranstaltung in einem Jahr handelt, wird selbst dann Lohnsteuer fällig, wenn der 110 Euro-Freibetrag je Arbeitnehmer unterschritten wird. Aber in einem solchen Fall hat der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Es müssen nicht zwingend die Kosten für diese dritte Betriebsfeier der Lohnsteuer unterworfen werden. Der Arbeitgeber kann entscheiden, für welche der drei Veranstaltungen er Lohnsteuer abführt. Vorteil: Er kann sich für die Veranstaltung mit den geringsten Kosten entscheiden.

Gut zu wissen:

Wenn der Freibetrag von 110 Euro überschritten wird, kann der steuerpflichtige Anteil pauschal mit 25 % Lohnsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) versteuert werden. Dann entfällt jedoch die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.