Große Unsicherheit besteht bei der Verwendung des Begriffs „Gutschrift“. Darf bei einer Rücksendung von Waren das Wort „Gutschrift“ verwendet werden oder muss eine Rücksendung als "Rechnungskorrektur" oder "Stornorechnung" überschrieben sein?

Das ursprüngliche Problem lag darin, dass die Finanzverwaltung die Ansicht vertrat, dass eine Gutschrift kein „Rückrechnungsbeleg“ sei, sondern eine weitere Rechnung, die ebenfalls Umsatzsteuer auslöst. Dies ergebe sich ganz eindeutig aus dem Umsatzsteuergesetz.

Inzwischen ist allerdings klargestellt, dass das Wort „Gutschrift“ im allgemeinen kaufmännischen Gebrauch nicht rein umsatzsteuerlich ausgelegt werden darf. Der Begriff "Gutschrift" wird hier auch auf „Rückrechnungsbelege“ angewendet. Wenn aus diesen eindeutig hervorgeht, welche Rechnung über welche Lieferung oder Leistung korrigiert oder storniert wird, kommt es insoweit zu einer Berichtigung der Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuerschuld des Leistenden und der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers werden nach unten korrigiert und es wird keine zusätzlich zu zahlende Umsatzsteuer generiert.

Ob eine Gutschrift umsatzsteuerlich als Rechnung oder Kaufpreisminderung (=Entgeltsminderung) zu beurteilen ist, richtet sich nach dem Aussteller.

Wenn der Leistungsempfänger (also der Kunde) eine Gutschrift ausstellt und mit dem Leistenden (Lieferant, Dienstleister) abrechnet, so gilt die Gutschrift als Rechnung. In der Praxis kommt so etwas z.B. bei Inzahlungnahme eines Fahrzeugs vor. Wenn ein Fahrzeug beim Fahrzeughändler in Zahlung gegeben wird, so stellt dieser in der Regel eine Gutschrift über den Rechnungsbetrag aus.

Das Abrechnungsdokument (in Papierform oder elektronisch) muss alle Formalien einer Rechnung beinhalten; zusätzlich muss das Wort „Gutschrift“ im Dokument genannt sein. Sofern der Empfänger der Gutschrift (=Leistender) nicht widerspricht kann der Leistungsempfänger (Gutschriftsaussteller) Vorsteuer ziehen.

Bitte beachten: Ist der Verkäufer z.B. ein Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG, so darf er keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall muss er einer Gutschrift mit Umsatzsteuerausweis widersprechen, damit er keine Umsatzsteuer nach § 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis) schuldet.

Zunächst hat der Leistende (Verkäufer) eine Rechnung über einen bestimmten Betrag erstellt und an seinen Kunden gesandt (Normalfall). Kommt es danach zu einer Reduzierung des Rechnungspreises (z.B. wegen Mängel oder Rabattgewährung) wird mit einem zweiten Dokument eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn erteilt.

Wichtig ist dabei, dass sich der Korrekturbeleg eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, die berichtigt werden soll; dies geschieht in der Regel durch Nennung der Rechnungsnummer im Korrekturdokument.

Umsatzsteuerlich gilt dieser Beleg als Rechnungsberichtigung und führt zu einer Entgeltsminderung. Die Umsatzsteuer des Leistenden und der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers werden nach unten korrigiert (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Wird hier der Begriff "Gutschrift" verwendet, liegt keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne vor. Negative Folgen (zusätzliche Umsatzsteuerschuld) aufgrund eines unrichtigen oder ungerechtfertigten Umsatzsteuerausweises treten nicht ein (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 Satz 3UStAE).