Fähigen Mitarbeitern lässt man gerne auch schon mal ein Geschenk zukommen. Ob nun als Gehaltsbestandteil, Anerkennung oder einfach als Geschenk – der Mitarbeiter freut sich. Das Finanzamt möchte man an dieser Freude aber in der Regel nicht beteiligen. Wenn Sie die nachfolgenden Tipps befolgen, belohnen Sie tatsächlich nur Ihre Mitarbeiter und nicht das Finanzamt.

Wenn ein Mitarbeiter eine Anerkennung für seine Leistungen oder eine besondere Motivation erhalten soll, sind häufig Geschenkgutscheine beliebtes Instrument. Hiermit können zum einen Unternehmen Freigrenzen nutzen, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Zum anderen können die Mitarbeiter sich aussuchen, was ihnen am besten gefällt.

Nutzen Sie die Sachzuwendungsfreigrenze(n)

Die einfachste Variante, seinen Mitarbeitern abgabenfreie Geschenke zukommen zu lassen, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Bis zu dieser Grenze müssen für Sachzuwendungen keine Einkommensteuer oder Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden.

Außerdem bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Hierzu zählt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch ein Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Vorteil: Beide Freigrenzen werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro handelt es sich um einen Monatswert, bei dem der Anlass keine Rolle spielt. Man könnte also gleichzeitig dem Mitarbeiter zu einem persönlichen Ereignis ein Geschenk bis zu 60 Euro abgabenfrei zuwenden.

Achtung! Achten Sie auf exakte Einhaltung der Beträge! Bei beiden Zuwendungsarten handelt es sich um Freigrenzen. Das bedeutet, dass eine Überschreitung der Beträge, auch wenn es sich nur um 1 Cent handelt, gehen sowohl Steuerfreiheit als auch Sozialversicherungsfreiheit verloren. Für den Arbeitgeber mit der unschönen Folge, dass selbst eine geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führt.

Vorsicht Falle: Aufzeichnungen sollten immer ganz exakt sein

Sie als Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro eingehalten wird. Dabei müssen Sie beachten, dass alle, auch die „unauffälligen Zusatzleistungen“ des Arbeitgebers miteingerechnet werden. Hier reicht die Bandbreite vom Jobticket über das größere Arbeitgeberdarlehen bis zur Abschlussfeier eines Teams, das ein Projekt fristgerecht zum Abschluss gebracht hat.

Problematisch wäre z. B. folgender Fall: Ein Arbeitgeber gewährt seinen Mitarbeitern im Juni 2017 einen Einkaufsgutschein im Wert von 44 Euro. Im selben Monat werden die Mitglieder eines Projektteams vom Projektleiter zu einem Grillabend eingeladen (Kosten: 12 EUR pro Teilnehmer). Damit wäre die Freigrenze im Juni überschritten. Bei den betreffenden Mitarbeitern müssen dann insgesamt 56 Euro versteuert und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet werden.

Geldbeträge sind nicht erlaubt

Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten nur, wenn es sich tatsächlich um Sachzuwendungen handelt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat zwar klargestellt, dass auch ein Gutschein über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung anzusehen ist. Aber auch bei Gutscheinen gibt es verschiedene Dinge zu beachten. So darf z. B. bei der Einlösung des Gutscheins ein eventueller Restbetrag nicht ausgezahlt werden. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können.

Elektronische Gutscheine haben einen weiteren wesentlichen Vorteil: Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Der Arbeitgeber muss also den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit kann vermieden werden, dass Gutscheine für 2 unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.

Auch das Sammeln von Gutscheinen kann riskant sein

Grundsätzlich ist es möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Insbesondere vor dem Hintergrund der aktuellen BFH-Rechtsprechung muss aber hier Vorsicht geboten werden. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro auf den Übergabezeitpunkt bezieht und nicht darauf, für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht. Der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, spielt dagegen keine Rolle. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.