Grundsätzlich ist es jedem Unternehmer selber überlassen, wie er seine Bareinnahmen und –ausgaben erfasst. Wenn Sie eine Registrierkasse verwenden, müssen Sie aber darauf achten, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung der sogenannten „Z-Bons“ ist nicht ausreichend (BFH, 16.12.14, X R 42/13, DStR 15, 892).

Während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren müssen alle aufgezeichneten Einnahmen und Ausgaben jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Außerdem müssen Sie neben diesen Daten auch Auswertungs-, Programmier-, und Stammdatenänderungsdaten, sowie Handbücher und Bedienungsanleitungen aufbewahren.

Ihre Kasse kann nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre speichern? Dann verlangt die Finanzverwaltung (bereits seit 2010) von Ihnen, dass Sie die Kasse aufrüsten mit einer Speichererweiterung. Falls das nicht möglich ist, müssen Sie die Daten auf einem externen Datenträger speichern.

Jetzt hat auch die Übergangsfrist geendet: Eine von der Finanzverwaltung eingeräumte Härtefallregelung lief zu Silvester aus. (Härtefallregelung BMF 26.11.10, BStBl. 10 I, 1342)

Im Gegensatz zur Registrierkasse wird bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“ nichts registriert. Das Geld wird einfach in eine Schublade oder in ein Kästchen geworfen. Diese Art der Kassenführung ist auch weiterhin zulässig, eine Registrierkasse ist weiterhin nicht vorgeschrieben - auch nicht ab 2017. Wenn Sie solch eine „offene Ladenkasse“ verwenden, müssen Sie aber gleichwohl dies aufzeichnen: Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse des Vertragspartners. Diese Pflicht der Einzelaufzeichnung müssen Sie nur dann nicht erfüllen, „soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden“ (z. B. in einer Bäckerei, einem Kiosk usw.). Die Bareinnahmen müssen Sie anhand eines Kassenberichts nachweisen, den Sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abstimmen.

Wichtig ist ein Zählprotokoll, in dem alle Scheinarten (50er, 20er usw.) und auch alle Münzen aufgezeichnet werden. Dies soll manipulationssicher erfolgen, also nicht mit Excel.