Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten stehen unter besonderer Beobachtung des Finanzamts, weil hier die Zuwendungen steuerfrei möglich sind. Deshalb steht gerade bei Betriebsprüfungen dieses Thema häufig im Mittelpunkt der Diskussion.

Hinzu kommt, dass seit 2014 das Reisekostenrecht neu geregelt wurde, was nicht nur Vorteile sondern auch Verwirrung mit sich brachte.

Im ersten Teil unserer Ausgabe erfahren Sie alles über den Begriff und die Merkmale einer Dienstreise bzw. Auswärtstätigkeit.

Drei Merkmale müssen erfüllt sein

Die früher gebräuchlichen Begriffe „Dienstreise“, „Einsatzwechseltätigkeit“ oder „Fahrtätigkeit“ wurde bereits 2008 ersetzt durch den Sammelbegriff der „Auswärtstätigkeit“.

Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

Die Tätigkeit muss

• vorübergehend
• außerhalb der ersten Arbeitsstätte
• aus beruflicher Veranlassung

erfolgen.

Aber was bedeutet das im Einzelnen? Schauen wir uns die drei Merkmale genauer an:

„vorübergehend“

Ein Mitarbeiter wird für einen bestimmten Zeitraum in eine andere Niederlassung geschickt um dort an einem Projekt zu arbeiten. Ist dieses Projekt beendet, kehrt er wieder an seine gewohnte Arbeitsstätte zurück. Es handelt sich hier also um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit.

Anders sähe dies aus, wenn der Mitarbeit dauerhaft dorthin versetzt wird. Hier bestünde dann keine Rückkehrabsicht mehr und somit auch keine vorrübergehende Auswärtstätigkeit.

Es ist also wichtig, dass der Mitarbeiter nur für einen bestimmten Zeitraum an einem anderen Ort als seinem üblichen Arbeitsplatz eingesetzt wird.

Achtung: Seit 2014 gilt die s.g. Dreimonatsfrist für die Verpflegungspauschale. Ab dem 3. Monat der Auswärtstätigkeit an ein und demselben Ort, steht dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale nicht mehr zu. Eine Unterbrechung von vier Wochen oder der Wechsel an einen anderen Ort lässt die Frist wieder von neu beginnen.

„außerhalb der ersten Arbeitsstätte“

Eine weitere wichtige Änderung im Gesetz war der Wechsel des Begriffs der „regelmäßigen Tätigkeit“ zum Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“.

Der Arbeitgeber kann nun festlegen, welche Niederlassung bzw. Filiale die erste Tätigkeitsstätte seiner Mitarbeiter sein soll. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass der Arbeitnehmer an den verschiedenen Tätigkeitsstätten auch tatsächlich eingesetzt wird. Für die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber kommt es grundsätzlich nicht darauf an, wie oft sich sein Mitarbeiter wo aufhält. Erst wenn der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte nicht explizit festlegt, wird die erste Tätigkeitsstätte nach der Häufigkeit des Aufenthalts bestimmt.

Für Arbeitnehmer mit Dienstwagen lohnt es sich, die erste Tätigkeitstätte so zu legen, dass die Entfernung zum Wohnsitz möglichst gering ist, da hierdurch weniger Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu versteuern sind.

Aber auch wenn der Arbeitnehmer mit eigenem PKW fährt kann sich diese Vorgehensweise lohnen, da die Fahrten der weitentfernt liegenden Arbeitsstätte als Reisekosten gelten und dadurch ein Werbungskostenabzug von 60 Cent statt 30 Cent je Entfernungskilometer geltend gemacht werden kann.

Aber: Bei Angehörigen behält sich das Finanzamt eine Prüfung vor, ob man hier nicht Missbrauch getrieben hat. Der Grund für die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte sollte in diesem Fall besonders gut begründet werden.

Wird ein Arbeitnehmer langfristig, aber befristet bei einem Kunden eingesetzt, bleibt die erste Tätigkeitsstätte zwar beim Arbeitgeber. Der höhere Werbungskostenabzug bzw. steuerfreie Arbeitgeberersatz für die Fahrten zum Kunden ist jedoch auf 48 Monate beschränkt. Danach können die Kosten nur noch bis 1.000 Euro monatlich berücksichtigt werden.

„beruflich veranlasst“

Die Auswärtstätigkeit muss aus beruflichem Anlass erfolgen.

Bei Kunden bzw. Lieferantenbesuchen oder Auslieferungsfahrten ist dies stets unproblematisch. Kritisch und umfangreich wird es erst bei Fortbildungen oder Reisen ins Ausland in Verbindung mit privaten Aktivitäten.

Mehr zu diesem Thema, erfahren Sie in unserem zweiten Teil der Reihe „Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten“.