Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) kennen Buchhalter schon seit über 100 Jahren. Diese wurden im Jahr 2015 an das digitale Zeitalter angepasst und heißen seitdem „GOBD“ – wobei das zusätzliche „D“ eben für „digital“ steht. Insbesondere an digitale Kassensysteme (hierüber informiert Sie unser nächster Artikel genauer), aber auch an die Erfassung und Speicherung von Buchhaltungsdaten werden nun strengere Anforderungen gestellt. Die wesentlichen Anforderungen sollten Sie kennen, um bei der nächsten Betriebsprüfung keinen Ärger zu riskieren.

Fristen:

Die neuen GOBD schreiben eine „zeitnahe Verbuchung“ vor. Man geht derzeit davon aus, wenn Sie Ihre Bankkonten innerhalb von zehn Tagen buchen, ist das unbedenklich. Ausgangs- und Eingangsrechnungen sollen Sie innerhalb von acht Tagen verbuchen.

Was ist aber, wenn Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen einmal im Monat oder eventuell sogar nur alle drei Monate zum Steuerberater bringen und diese dort erst verbucht werden? Nach herrschender Meinung reicht es in einem solchen Fall, wenn die Belege zeitnah sortiert und manuell erfasst werden. Dies könnte z. B. durch eine wöchentliche Erfassung aller Belege in einem Journal erfolgen.

Unveränderbarkeit:

Einer der wichtigsten Neuerungen ist, dass Buchungen festgeschrieben werden. Das bedeutet, dass sie danach nicht mehr verändert werden können. Das hat allerspätestens mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung zu geschehen. Auch danach dürfen Buchungen noch storniert werden, aber nur als deutlich erkennbare Stornobuchung. Diese Festlegung ist neu.

Officeformate erfüllen nicht die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit. Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit Excel oder Word schreiben und dann einfach diese Word- bzw. Exceldokumente abspeichern, wird das vom Finanzamt nicht akzeptiert. Denn solche Dateien sind jederzeit änderbar.

Müssen Sie jetzt Archivierungssoftware anschaffen? Nein. Sie können nach wie vor Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen in Papierform ablegen. Sie sollten allerdings für einen Betriebsprüfer eine Prozessdokumentation für Ihre Belegablage vorweisen können.

Die DATEV hat hierfür eine Muster-Verfahrensdokumentation erarbeitet. Gerne lassen wir diese zukommen. Sprechen Sie uns an!

Archivierung von E-Mails?

Falls eine E-Mail nur als Transportmittel dient für eine angehängte elektronische Rechnung und darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, dann muss sie nicht aufbewahrt werden (die angehängte elektronische Rechnung aber sehr wohl!). Handelt es sich bei der E-Mail selber aber um eine Rechnung oder einen Vertrag, so muss diese als Originaldokument archiviert werden.

Kümmert Sie all das, wenn Ihr Steuerberater die Buchführung macht?

Wenn wir die Buchführung machen, sind wir dafür verantwortlich, dass ordentlich gebucht und alles monatlich festgeschrieben wird. Dennoch bleiben Verantwortungen bei Ihnen im Unternehmen. So müssen Sie die Unveränderbarkeit von elektronischen Ausgangsrechnungen sicherstellen (Word genügt eben nicht!). Das Gleiche gilt für elektronische Eingangsrechnungen (Original-PDF-Dokument abspeichern!) und Sie müssen auch die Unveränderbarkeit von vorgelagerten EDV-Systemen sicherstellen, die in die Finanzbuchhaltung eingehen. Zum Beispiel Kostenrechnungen, Zeiterfassungen, Lohnbuchhaltungsdaten. Auch wenn wir die Finanzbuchhaltung machen, bleiben diese Zuständigkeiten dennoch in Ihrer Verantwortung.

Fazit: Die GOBD sind zwar kein Grund zur Panik. Sie sollten sie aber sehr wohl ernst nehmen und vor allem die ordentliche Abspeicherung und Unveränderbarkeit von Daten gewährleisten.

Weitere Informationen finden Sie z. B. bei der DATEV: https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1080608

Oder bei uns! Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne!