Manchmal wird ein Mitarbeiter damit beauftragt, etwas für die Firma zu kaufen. Nicht selten steht auf der Rechnung dann der Name des Mitarbeiters. Auch bei Hotelübernachtungen eines Mitarbeiters auf Dienstreisen ergibt sich nicht selten das Problem, dass nicht die Firma als Rechnungsadressat genannt wird. Was ist aber dann mit dem Vorsteuerabzug? Entfällt der auch dann, wenn die Angabe des Rechnungsempfängers nicht notwendig wäre wie z. B. bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung?

Wenn jemand anderes als Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger genannt ist, verlieren Sie den Vorsteuerabzug. Dies ist gesetzlich eindeutig geregelt und gilt für jede Rechnung, auch für Kleinbetragsrechnungen. Das heißt, wenn als Rechnungsempfänger Ihr Mitarbeiter ausgewiesen ist, haben Sie zwar den Betriebsausgabenabzug für die Bruttosumme. Der Vorsteuerabzug geht aber vollständig verloren.

Versuchen Sie in Fällen, in denen es nicht möglich ist, Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger auszuweisen, zumindest darauf zu dringen, dass bis 150 Euro brutto gar keine Empfängeradresse auf der Rechnung steht, denn das ist bis 150 Euro brutto nicht erforderlich für den Vorsteuerabzug (§ 33 UStDV).