Jeder Unternehmer weiß, dass er seine Unterlagen aufzubewahren hat. Aber auch für Privatpersonen gibt es Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick, welche Unterlagen Sie ab dem 1.1.2018 vernichten können.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Beleg- oder Eingangsdatum, sondern immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg abgesandt oder empfangen wurde oder aber bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Buchung gemacht worden ist.

Wenn beispielsweise im Jahr 2006 die letzten Buchungen für das Jahr 2005 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist ab dem 31.12.2006. Aber Vorsicht: Ist der Jahresabschluss erst im Jahr 2006 fertiggestellt worden, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst ein Jahr später, also am 31.12.2007.

Häufig stellt sich aber die Frage, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Hier kann man sich an folgendem Grundsatz orientieren: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, ist die 10-jährige Aufbewahrungsfrist zu beachten, ansonsten die von 6 Jahren. Also: Sämtliche Unterlagen, die der Steuerberater im „Buchführungsordner“ gesehen hat, sind 10 Jahre aufzubewahren. Für ergänzende Unterlagen (z. B. Lieferscheine und Geschäftsbriefe) gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.

Ab dem 1.1.2018 können also, wenn man davon ausgeht, dass der Jahresabschluss im Folgejahr fertiggestellt wurde, sämtliche Unterlagen der Jahre bis 2006 in den Reißwolf.

Bitte beachten: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die Unterlagen dürfen immer nur dann vernichtet werden, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden:

• Urteile
• Mahnbescheide
• Prozessakten

Besondere Unterlagen - wie beispielsweise Personalakten - sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt. Handwerkerrechnungen sollten in dieser Zeit nicht vernichtet werden.

Außerdem gibt es Unterlagen, die man nie vernichten sollte. Hierzu gehören:

• Ärztliche Gutachten
• Ausbildungsurkunden
• Abschlusszeugnisse
• Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden von Familienangehörigen
• Unterlagen zur Rentenberechnung inkl. der hierzu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen