Viele Unternehmen sind inzwischen dazu übergegangen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Nun hat sich die Finanzverwaltung kürzlich dazu geäußert, welche Anforderungen elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Gerade Unternehmen senden und speichern Ihre Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital. Damit aber später kein böses Erwachen folgt, sollte regelmäßig überprüft werden, ob das verwendete Verfahren noch den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.

Das wichtigste Anliegen der Finanzverwaltung ist, dass der Originalzustand der Belege jederzeit lesbar gemacht werden kann. Etwaige Bearbeitungsvorgänge und andere Veränderungen müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden. Dies betrifft unter anderem auch das Anbringen von Buchungsvermerken.

Außerdem weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass für die Erfüllung der Belegfunktion verschiedene Angaben zwingend erforderlich sind. Dies betrifft Angaben

• zur Kontierung,
• zu Ordnungskriterien für die Ablage und
• zum Buchungsdatum.

Des Weiteren ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Da sich bei elektronischen Belege die erforderlichen Angaben in der Regel nicht auf dem Beleg anbringen lassen, können diese laut Finanzverwaltung auch auf elektronischem Wege mit dem elektronischen Dokument verknüpft werden.