Immer mehr Rechnungen kommen heute per E-Mail als PDF-Dokument. In der Regel werden diese ausgedruckt und der Ausdruck in die Buchführungsunterlagen gegeben. Aber die Originalrechnung muss man ja nun auch aufbewahren, sagt der Steuerberater. Und was muss ich bei digitalen Rechnungen archivieren? Reicht der Ausdruck? Oder muss das PDF-Dokument abgespeichert werden? Oder vielleicht sogar die ganze E-Mail? Und wie lange muss man das archivieren?

Die Antwort ist relativ einfach. Für elektronische Rechnungen beträgt der Archivierungszeitraum genauso wie für konventionelle Papierrechnungen zehn Jahre.

Grundsätzlich reicht es, wenn Sie das Originaldokument, also die PDF-Datei abspeichern. Schaden kann es allerdings nicht, wenn Sie die komplette E-Mail inklusive PDF-Datei abspeichern.

Wichtig: Sie sind verpflichtet, während dieses Zeitraums die Lesbarkeit zu garantieren, z.B. durch entsprechende Software.

Tipp: Der Verband BITKOM hat im Internet zehn Merksätze für elektronische Rechnungen bereitgestellt: „BITKOM 10 Merksätze“.