Grundsätzlich gibt es keine Steuerbefreiung von „Arbeitsessen“. Wenn Sie also einen Mitarbeiter zum Essen einladen, ist das steuerpflichtig. Und zwar mit dem vollen Wert der Mahlzeit. Doch es gibt Ausnahmen.

Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Essen spendieren, damit bestimmte Arbeiten nicht über Gebühr unterbrochen werden und schnell weitergehen (typischer Fall wären zum Beispiel Inventurarbeiten oder Ähnliches), so gilt das als steuerfreie Aufmerksamkeit, sofern der Wert der Mahlzeit incl. Getränken 60 Euro brutto nicht übersteigt. (R19.6. Abs. 2 Satz 2 Lohnsteuerrichtlinien)

Auswärtstätigkeiten

Wenn Sie mit einem Mitarbeiter zusammen beispielsweise einen Kunden besuchen oder eine Reparatur bei einem Kunden vor Ort durchführen und laden diesen Mitarbeiter dann während dieser Auswärtstätigkeit zum Essen ein, so werden übliche Mahlzeiten (Grenzwert auch hier 60 Euro) mit dem Sachbezugswert (2017: 3,17 Euro) bewertet. Diese 3,17 Euro muss der Mitarbeiter entweder selber zahlen, oder Sie versteuern es mit 25 Prozent. Vorsicht: Das bloße Bewirten eines Mitarbeiters außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte führt nicht automatisch zu einer Auswärtstätigkeit.

Praxisbeispiel: Man geht einfach „zum Italiener gegenüber“. Das ist noch keine „Auswärtstätigkeit“. Der Mitarbeiter muss sich also aus einem dienstlichen Grund außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten. Erst dann ist der Weg eröffnet zu einer Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit bzw. Dienstreise.

Sachbezugsfreigrenze

Liegt weder ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz noch eine Auswärtstätigkeit vor, ist das Essen grundsätzlich steuerpflichtig, und zwar mit dem Wert laut Restaurantrechnung. Natürlich kann man die monatliche Freigrenze (44 Euro) auch für solche Bewirtungen nutzen, sofern man diesen Betrag nicht bereits für Benzingutscheine oder Ähnliches ausgeschöpft hat.