Eine wichtige Anforderung an eine ordnungsgemäße Buchführung ist, dass Buchungen und Belege unveränderbar aufbewahrt werden. Dass es insofern ungünstig ist, ein Kassenbuch im Excel-Format zu führen, darüber sind die meisten Unternehmer inzwischen informiert. Was viele aber nicht wissen: Dieser Unveränderbarkeitsregel gilt auch für abgespeicherte Rechnungen! Entsprechen denn nun alle Rechnungen, die mittels Word oder Excel geschrieben werden, nicht mehr den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB bzw. GoBD)?

Weil es so schön einfach ist, schreiben viele Unternehmer ihre Rechnung anhand der Programme Word oder Excel. Wenn diese dann nur als „doc“- oder „xls“-Datei abgespeichert werden, genügt das tatsächlich nicht den GoBD! Denn diese Daten sind jederzeit änderbar. Das akzeptiert das Finanzamt so nicht.

Wie kann man aber nun den GoBD gerecht werden, ohne eine teures Rechnungsschreibungsprogramm zu kaufen? Hier hilft folgende Überlegung. Die Anforderung lautet, dass ein Beleg unveränderbar sein muss. Ab wann hat ein elektronisches Dokument aber Belegfunktion? Eine Rechnung wird dann zum Beleg, wenn sie per E-Mail verschickt oder endgültig ausgedruckt und zur Post gegeben wird. Das ist der Augenblick, in dem der Rechnungssteller sich festgelegt hat, was er wie in Rechnung stellt. Demnach erhält das Dokument in diesem Moment Belegfunktion und muss unveränderbar abgespeichert werden.

Für „normale“ Menschen sind „pdf“-Dateien nicht mehr veränderbar. Somit könnte man davon ausgehen, dass das Wandeln der Excel- oder Word-Rechnungen beim Rechnungsversand in „pdf“-Dateien zu einer Unveränderbarkeit führt. Allerdings weist das Finanzamt ausdrücklich darauf hin, dass auch „pdf“-Dateien noch nachträglich geändert werden können – zwar nur mit entsprechendem Fachwissen, aber dennoch ist eine Änderung möglich.

Wer also sicher sein will, macht es „old school“. Erstellen Sie Ihre Rechnungen nach wie vor im Word- oder Excel-Format und versenden Sie sie per Post. Gleichzeitig drucken Sie eine Papierkopie aus, die Sie - wie früher - in einem Aktenordner ablegen. Solange Sie die Programme Word oder Excel nur als "Schreibmaschine“ benutzen, ist das nach wie vor zulässig. Aber Vorsicht: Die Rechnungen dürfen nicht als solche einzeln abgespeichert werden. Nur das Speichern der Vorlage ist zulässig.

Bei per Mail versandten Rechnungen genügt es nicht, diese NUR auf Papier zu speichern. Hier müssen Sie zumindest die versandte Datei im Original abspeichern. (GoBD Rz. 133)